電子定款で設立
■ 電子定款とは従来、紙に印刷して製本したものを定款と呼んでいました。しかし、現在はIT化が進んだこともあり、パソコンで作成した「電磁的記録」つまりPDF文書による定款が認められるようになりました。
これが紙の定款と同様に認証を受けられる、ということです。これにより非常に定款が簡単になりましたが、単なるPDF文書では駄目です。
紙の定款であれば、認証の際、発起人または代理人の印鑑を押したものが求められます。しかし、PDF文書に捺印することできないため、電子定款の場合は、捺印の代わりに、予め取得した電子証明書を用いて電子署名を行います。
PDF文書に電子署名を付け、フロッピーディスクに保存したものを電子定款と呼びます。定款に記載する内容は、紙の定款も電子定款も変わりません。
■ 電子定款作成
電子定款作成の流れは以下のようになっています。
１．電子証明書の準備
電子署名を行うためには、電子証明書が必要です。
２．文書作成ソフトとPDF変換ソフトの準備
WORDや一太郎などの文書作成ソフトと、Adobe社AcrobatなどのPDF形式に変換できるソフトが必要です。
３．PDF署名プラグインソフトの準備
PDF文書に電子署名を付けるためのプラグインソフト（日立、(株)リーガルなどの電子認証キット）を準備し、インストールします。
４．電子定款の作成
WORDなどで定款の文書を作り、PDF形式に変換します。その後、電子署名を行い、署名済みのファイルをフロッピーディスクに保存します。
５．電子定款の認証
フロッピーディスクに保存した電子署名済み電子定款を、指定公証人のいる公証役場に持ち込み、認証してもらいます。
■ 電子定款のメリット
紙で定款を作ることに比べ、電子定款は4万円の節約が可能となります。
会社設立時の定款認証は公証役場で行いますが、この認証には所定の費用がかかります。その費用は「公証人手数料」、「印紙代」の2つが大きなウェイトを占めます。
紙の定款を認証してもらう場合、かかる費用は（主として）公証人手数料の5万円と印紙代の4万円がかかります。
しかし、これが電子定款だと、公証人手数料の5万円、印紙税（収入印紙）の0円となり、印紙代4万円が、丸々かからなくなるのです。
印紙税とは、経済的取引などに関連して作成される文書に課税される税金です。しかし、紙ではない「電子文書」は、印紙税の対象にならないとされているため、電子定款は印紙税4万円分がお得になります。
